Software für Projektmanagement (Zeitplanung): Definition, Vorteile & Nutzen
Was ist Projektmanagement Software?
Projektmanagement Software/ Zeitplanung: Das Umfeld eines Unternehmens unterliegt einem permanentem Wandel. So ändern sich in bestimmten Phasen rechtliche Rahmenparameter oder neue Technologien führen zu veränderten Kundenbedürfnissen. Auch wenn dies nur Auszüge aus einem komplexen Gesamtgefüge sind, so wirken sie sich dennoch regelmäßig auf den Erfolg eines Unternehmens aus. Es entstehen neue Aufgaben. Ursprüngliche Ziele müssen hinterfragt und von Fall zu Fall im Rahmen von Projekten und abgeleiteten Aufgaben angepasst werden. Per Definition handelt es sich bei einem Projekt um einen einmaligen (Geschäfts-)Prozess, der in verschiedene Phasen und Aufgaben aufgeteilt und auf eine bestimmte Zielerreichung gerichtet ist sowie mit einem festen Start-, und Endzeitpunkt versehen ist. In diesem Kontext müssen Ziele definiert werden, Wege zur Zielerreichung gefunden und gemanagt werden, sowie Projektteilnehmer als Team und Ressourcen überwacht werden. Die Bündelung dieser Tätigkeiten wird generell als Projektmanagement verstanden.
In der Praxis wird ein Projekt häufig in Teilprojekte gelgliedert, die jeweils auf eine bestimmte (Teil-) Zielerfüllung gerichtet sind und mit dem Hauptziel in Verbindung stehen. Dem Projektmanagement obliegt hierbei die Aufgabe die (Teil-) Projekte zu planen und zu steuern, sowie einer Überwachung im Hinblick auf zeitlich-, und ressourcenorientierte Parameter (z.B. die Mitglieder eines Teams).
Beim Projektmanagement entstehen vielfältige, detaillierte Informationen, die durch entsprechende Methoden gebündelt, kategorisiert und dem Management zur Bewertung präsentiert werden müssen, um Aussagen ableiten und Entscheidungen im Hinblick auf die Zielerreichung treffen zu können. Ohne eine entsprechende Technologie dauert es ab einem gewissen Komplexitätsgrad nicht lange, bis Projektmanagement mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist. Die Mitarbeiter eines Teams verlieren ohne eine geeignete Technologie zu viel Zeit für das Projektmanagement, und die Zielerreichung ist gefährdet.
Was ist ein Projektmanagement-System?
Eine Projektmanagement- Software ist ein Software, welche den Projektmitarbeitern eines Teams eine EDV-gestützte Hilfe bei ihren Projekttätigkeiten bietet. In der Projektmanagement-Software werden sämtliche Daten und Informationen des Projektes inklusive der vorhandenen Teilprojekte sowie aller Transaktionen und der damit verbundenen Kommunikation erfasst und in Datenbanken gespeichert. Dies können beispielhaft folgende Informationen sein:
- Dokumentation eines Meetings zur Zieldefinition einzelner Teilprojekte-
- Budgetverwaltung je (Teil-)Projekt
- Terminplanung einzelner Projektschritte
Projektmanagement-Systeme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße, dem jeweiligen Team und dem notwendigen Informationsgrad kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Projektmanagement-System. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen der Projektmanagement-Software mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.
Vorteile und Nutzen eines Projektmanagement-Systems:
Die Selbstorganisation eines Teams oder auch einer Einzelperson ist bei steigendem Informationsgrad eine enorme Herausforderung. Handgeschriebene Listen, hier und da einen Zettel oder ein Post-IT helfen nur bedingt weiter, und stellen sicherlich nicht die besten Methoden dar. Der Einsatz einer Projektmanagementsoftware kann bei bedachter Auswahl entscheidende Vorteile für die Projektarbeit bringen. Vor allem dann, wenn mehrere Personen an einem Projekt oder Teilprojekt beteiligt sind, und der Informationsfluss nochmals größer wird. Im Kern sollte jede Projektmanagementsoftware folgende Grundbereiche abdecken:
- Aufgabenverwaltung des Projektes
- Projektplanung einzelner Teilprojekte
- Projektsteuerung und Verwaltung der Ressourcen
Werden die zuvor genannten Bereiche durch die Software unterstützt, ist es jedem Projektteilnehmer und darüber hinaus dem Management möglich einen Überblick aller Ressourcen zu erhalten und die eigene Arbeit effizienter zu gestalten. Im Ergebnis liegen die Vorteile mit der richtigen Software auf der Hand. Es steigert die Möglichkeiten der Kontrolle, der Übersicht und der Transparenz aller Ressourcen. Eine Optimierung des Personaleinsatzes und eine höhere Kostenkontrolle sind in diesem Zusammenhang ebenfalls zu nennen.
Brixxbox: Nevo-Modul Projektverwaltung/ Zeitplanung:
- Unternehmensdaten: Bezeichnung und -Anschrift der Unternehmen
- Team und Ansprechpartner: Kontaktdaten und Ansprechpartner der Unternehmen und Mitarbeiter
- Telefonbuch: auf Basis der Kontaktdaten
- Archivierung: Ablage und Digitalisierung -von Dokumenten und Dateien von Kunden und Interessenten
- Vorlagen: Textvorlagen können erstellt werden zur vereinfachten Datenpflege
- Projekte: Anlage und Beschreibung von Projekten und zugehörigen Teilprojekten
- Phasen: Ausführliche Beschreibung und Dokumentation der Projekte und der jeweiligen Phasen
- Planung: Festlegung der Zuständigkeit innerhalb der Projekte und Teilprojekte
- Projekte überwachen
- Erstellen von projektrelevanten Erinnerungen und Zuweisung einzelner Mitarbeiter
- Zuordnung von Projekten zu Kunden, oder anderen Adressen
- Ressourcenverwaltung
